AI op je werk kan veel meer dan alleen teksten schrijven met ChatGPT

AI op je werk gebruiken in het kort: 

• Creatief meedenken: AI-tools zoals ChatGPT, Gemini en Copilot helpen het schrijven van teksten, maar ook bij het bedenken van ideeën. Denk aan snel concepten maken voor e-mails of rapporten, of een nieuwe campagne. 

• Slimme automatisering: tools zoals Make.com verbinden apps en helpen tijdrovende taken automatiseren, zoals het automatisch verwerken van e-mails van klanten.

• Ondersteuning bij bewerken en onderzoek: Descript maakt video- en audiobewerking simpel, terwijl NotebookLM helpt met het analyseren van teksten en bestanden. 

• Houd je unieke stijl: het gebruik van AI is heel handig op je werk, maar emoties en nuances in teksten blijven jouw expertise. Zorg dat AI-teksten aansluiten bij de stijl die past bij je bedrijf of team.

• Blijf controle houden: controleer altijd de output van AI. Check de feiten en zorg dat vooroordelen (bias) geen kans krijgen. Jouw kritische blik blijft nodig.

• Gebruik goede prompts: het schrijven van effectieve prompts (instructies voor het programma) is de basis. Wees specifiek en geef voldoende context om de gewenste output te krijgen, bijvoorbeeld voor informele e-mails of creatief brainstormen.

AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie in het Nederlands) helpt op de werkvloer met meer dan alleen teksten genereren met ChatGPT. Het denkt mee bij creatieve processen, onderzoekt, analyseert data maar kan bijvoorbeeld ook taken automatiseren. Voor teksten zijn er de opties als ChatGPT, Gemini en Copilot. Om onder meer te automatiseren en data te analyseren zijn er andere programma’s. Het biedt veel voordelen op de werkvloer, zoals meer efficiëntie, automatisering en inspiratie. Maar pas op voor deze valkuilen: 

• AI is een hulpmiddel: zet AI slim in als hulp, maar laat het je niet vervangen. Jouw unieke bijdrage blijft belangrijk. 

• Leef je in: AI pikt emoties niet altijd goed op, wat teksten soms saai of cliché maakt. Zorg dat de teksten ook goed aansluiten bij de stijl van je bedrijf.

• Checken, checken, checken: controleer AI-output altijd goed, vooral de feiten. Hiermee voorkom je onnodige fouten en eventuele reputatieschade.

• Wees voorzichtig met gevoelige info: deel geen gevoelige bedrijfsinformatie met AI om datalekken te voorkomen.

• Blijf scherp: AI heeft niet altijd door wat eerlijk en fair is. Houd zelf de controle en voorkom vooroordelen (bias) in de output.

Snelle teksten voor e-mails en rapporten

Start je week met ChatGPT, ideaal voor als je snel concepten voor bijvoorbeeld e-mails moet maken of om een motivatiebrief te schrijven voor een nieuwe baan. Het tekstmodel biedt een stevige basis waarmee je snel schakelt en zelf de puntjes op de i zet. Dit bespaart je veel tijd en kan de kwaliteit beter maken, zodat je je kunt richten op andere taken. Daarvoor moet je wel effectieve prompts schrijven. 

Een effectieve prompt

Maar wat is dat en hoe schrijf je een effectieve prompt? Wanneer we het hebben over prompts, kunnen we het hebben over zowel de prompt die je invoert tijdens een chatgesprek met het tekstmodel als een standaard-prompt die je instelt voor herhaald gebruik. Het laatste is een meer algemene, vaste set instructies die je instelt als een sjabloon voor regelmatig gebruik. Een goede prompt is helder, specifiek en bevat voldoende context. Stel dat je een informele e-mail op wilt stellen: geef dan aan wat het onderwerp is en welk gevoel de boodschap moet overbrengen. Bijvoorbeeld: ‘Schrijf een informele e-mail aan een collega om te vragen naar hun weekend en informatie over het project. Houd het luchtig en vriendelijk.’

De juiste stijl

Het is belangrijk om de juiste tone of voice te bepalen voor je prompt. Heb je een specifieke stijl voor ogen? Laat AI dan eerst een tekst analyseren waarvan je de toon wilt gebruiken. De feedback die het model geeft, gebruik je vervolgens in je prompt. Want termen als ‘informeel’ zijn subjectief. Op die manier verzeker je je ervan dat de tekst de juiste stijl en energie uitstraalt.

Prompt chaining

Een van de handige technieken bij het werken met tekstmodellen zoals ChatGPT is 'prompt chaining'. Deze methode helpt om complexere taken stap voor stap op te lossen door meerdere prompts met elkaar te verbinden. In plaats van een enkele brede vraag te stellen, splits je het probleem op in kleinere en beter beheersbare stappen. Elke nieuwe prompt bouwt voort op het antwoord van de vorige, waardoor je meer diepgang en nauwkeurigheid krijgt in de resultaten. Dit kun je bijvoorbeeld inzetten bij het schrijven van een marketingplan. In plaats van in te voeren: ‘Schrijf een marketingplan’, begin je met: ‘Beschrijf de doelgroep voor dit marketingplan’. Zodra je de doelgroep kent, ga je door met: ‘Welke marketingstrategieën zijn effectief voor deze doelgroep?’. Vervolgens vraag je door over specifieke strategieën zoals een contentstrategie. Op deze manier krijg je een goed opgebouwd en gedetailleerd plan. Of je nu complexere problemen wilt aanpakken of meer controle over het proces wilt hebben, prompt chaining biedt een gestructureerde aanpak voor meer precisie in je resultaten. De verschillende stappen kun je ook verwerken in één standaard-prompt.

Creatief brainstormen en social media

Zit je vast tijdens een brainstormsessie of heb je (snel) een creatief idee nodig voor een nieuwe campagne? Een AI-tool als ChatGPT is ook voor dit soort situaties je beste vriend. Met slechts een paar trefwoorden genereert het model veel ideeën die je inspireren en een frisse kijk bieden. En wat als je handen tekortkomt voor het schrijven van socialmediaposts? Of je hebt er niet genoeg inspiratie voor? Laat een AI-programma een sterke basis maken voor je berichten. Dit zorgt ervoor dat je de kernboodschap helder hebt en je alleen nog de details hoeft aan te passen. Of je nu een post over een nieuwe productlancering nodig hebt of een evenement promoot.

Hulp bij vertaling

Communiceer je met internationale collega's of klanten? ChatGPT helpt je met het vertalen van teksten, zodat de communicatie helder blijft.

Een slimme onderzoeksassistent

NotebookLM

NotebookLM is een AI-tool van Google die je helpt om slimmer te werken met je teksten en bestanden. Of je nu rapporten, audiobestanden, artikelen of zelfs YouTube-video's wilt analyseren, NotebookLM maakt het eenvoudig. Na het uploaden van je bronnen wordt de tool een expert op jouw content. Je kunt vragen stellen of opdrachten geven over je materiaal en krijgt duidelijke antwoorden met bronvermeldingen, zodat je altijd weet waar de informatie vandaan komt. Handig voor wanneer je snel de kern van lange documenten wilt begrijpen of ideeën wilt genereren voor nieuwe projecten.

Bovendien kun je ook een podcast laten genereren op basis van je documenten, wat voor een nieuwe dimensie zorgt in hoe je content opneemt. Ja, je hoort echt twee personen praten over de ingevoerde informatie. Op die manier kun je dit zelf verwerken terwijl je een wandeling maakt. Deze functie is op het moment van schrijven alleen in het Engels beschikbaar. 

ChatGPT

Een tool als ChatGPT kan ook je onderzoek een vliegende start geven door snel basisinformatie te verzamelen over het onderwerp. Stel specifieke vragen en je ontvangt antwoorden die je op weg helpen of nieuwe onderzoeksvragen ontlokken. Voeg daar actuele trends en nieuwe ontwikkelingen aan toe, en je hebt een compleet plaatje. Ook helpt het je onderzoek te structureren, met tips voor belangrijke secties of hoofdstukken. En als kers op de taart assisteert ChatGPT je ook bij het maken van lijstjes met bronnen of links die je hebt gebruikt. Maar onthoud: gebruik altijd betrouwbare bronnen om de info te controleren, zodat je onderzoek nauwkeurig en betrouwbaar blijft.

Makkelijker data analyseren

Wil je bedrijfsdata omzetten in bruikbare inzichten zonder al te veel technische rompslomp? Akkio is een platform dat dit eenvoudiger maakt. Stel je voor dat je als marketingmanager het klantverloop wilt voorspellen. Met Akkio kun je klantgegevens, zoals aankoopgeschiedenis en demografie, invoeren. Het platform helpt je om voorspellingen te maken dankzij diverse algoritmen, zonder dat je diep in de techniek hoeft te duiken. Ook de integratie met systemen zoals CRM-software of e-commerceplatforms verloopt soepel. Akkio biedt hierdoor een praktische manier om meer te halen uit je data en betere beslissingen te nemen.

Slimme automatiseringen

Veel bedrijven gebruiken allerlei softwaretools voor zaken als e-mails, administratie en boekhouding. Dit kan best een gedoe zijn als dezelfde informatie steeds opnieuw moet worden ingevoerd. Make.com kan daarbij helpen door slimme automatiseringen. Zonder dat je hoeft te programmeren, laat Make je apps met elkaar communiceren, zodat data automatisch wordt uitgewisseld. Denk aan e-mails van klanten die automatisch in je CRM terechtkomen zodra een bepaald woord valt.

Eenvoudig video's en podcasts bewerken

Met Descript bewerk je video- en audiobestanden (zoals podcasts) eenvoudig, zoals je dat met een Word-document doet. Het programma zet je media om in tekst, waardoor je makkelijk het materiaal bewerkt. Voor wie wat meer wil, zijn er functies zoals multi-track editing en live samenwerking. Dat is handig als je binnen een team werkt en moeiteloos projecten wilt delen en bewerken. Door integraties met tools zoals Google Drive en DropBox blijft je werk efficiënt verlopen en raak je niet snel het overzicht kwijt.

Onbeperkte mogelijkheden

De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. Voor training en ontwikkeling kun je bijvoorbeeld denken aan het (laten) maken van leermateriaal of quizzen, die je groei echt een boost geven. Klantenservice wordt simpeler met een door AI gegenereerde lijst met veelgestelde vragen en standaardantwoorden, waardoor klanten snel geholpen worden. Met projectplanning maak je plannen overzichtelijker door het structureren en plannen van taken en deadlines. Voor nieuwe medewerkers gaat het maken van introductiemateriaal bijna vanzelf, zodat nieuwe werknemers soepel starten. En bij feedback en evaluaties assisteert AI bij het opstellen van formats, zodat de communicatie duidelijk en gestructureerd is.

Hoewel we ons best doen om ervoor te zorgen dat alle informatie up-to-date en correct is, kunnen we geen garanties bieden over de volledigheid, betrouwbaarheid of nauwkeurigheid van dit artikel.

Gebruikte bronnen: 

• Buro ELSE

• LOW/CODE

• 0hands

• Frankwatching

• DDC

• AIStudio

• Maatos

• Business Dad

• KlantVisie

• Mobilee

• World Economic Forum