Opgejaagd door een volle mailbox? Deze gewoonte maakt het verschil

E-mail als dagtaak

Hoeveel mails ontvang jij per dag? Lijkt je mailbox op veel dagen ‘ontploft’? En wat doet dat met je? Heb je er weinig van of voel je jezelf hierdoor opgejaagd en gefrustreerd?

Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat een gemiddelde professional zo’n 40 tot 50 mails per dag ontvangt. Daarbij besteedt deze zelfde professional gemiddeld twee tot drie uur per dag aan het lezen en beantwoorden van al deze berichten.

Maar hoe erg is dat echt? Niet echt goed in ieder geval. Een bomvolle inbox bezorgt ons niet alleen extra werk, maar kan ook een gevoel van extra werkdruk en negatieve stress oproepen. En dat kan dan weer ten koste gaan van je werkplezier en gezondheid. Hoog tijd dus om hier iets aan te doen en eindelijk jouw e-mail de baas te worden!

Tekst gaat verder onder de vacatures.

Je mail de baas in 3 stappen

Klinkt gemakkelijk, efficiënter omgaan met e-mail en je e-mail de baas te worden. Maar hoe doe je dat precies?

1. Schakel alle notificaties uit

Waarom krijg je deze meldingen überhaupt? Eerlijk… stiekem ben je bang dat je iets mist. Maar realiseer je dat je hierdoor véél vaker dan nodig jouw mailbox ingetrokken wordt en hiermee veel kostbare tijd weglekt. Vergeet ook niet de notificaties op al je andere apparaten uit te schakelen, zoals je telefoon, smartwatch en tablet.

2. Bekijk de mailbox op vaste tijden

De berichten staan er ook nog wel als je even een uurtje niet kijkt. Vind je dit lastig? Koppel dan in ieder geval het lezen van e-mails los van andere inhoudelijke taken. Schakel je mailprogramma uit als je met iets anders bezig bent. En maak het liefst af waar je mee bezig bent, voordat je de mailbox checkt op nieuwe berichten. Dit helpt je om te focussen op echt belangrijke kerntaken.

3. Maak direct een beslissing

Veel van onze tijd kan verloren gaan aan het lezen van berichten om ze vervolgens, onbehandeld, weer te sluiten. Beslis daarom bij voorkeur direct na het openen van een bericht wat je ermee moet of wilt doen met behulp van het WAD-principe. Dat betekent: Weggooien, Afhandelen of Doorsturen/Delegeren. Dit is een spiertje dat je kunt trainen. Het aanleren van deze gewoonte voorkomt dat je zaken onnodig lang voor je uitschuift en verkleint het risico dat je ze misschien zelfs vergeet.

Lees ook: Efficiënter door je mailbox? Esther bespaart 5 uur per week met deze tool

Niet in dienst

En vergeet, als laatste, niet dat e-mail origineel was bedoeld als tool om met anderen te communiceren en informatie uit te wisselen. Uiteraard kun je jouw mailbox daarnaast prima gebruiken voor het creëren van overzicht over je werk en als archief. Maar zorg ervoor dat het bij een hulpmiddel blijft dat in dienst is van jou. En dat jij dus niet andersom, in dienst bent van je mailbox. Zo word én blijf je de baas over je mailbox en blijft er voldoende tijd over voor wat écht belangrijk is in je werk én je leven!

Lees ook: Drukke baan? Dit doet het met je hersenen (en zo ga je er goed mee om)