Verzamelt een werkgever gegevens van jou?

Dit moet de werkgever vastleggen

Omdat jij in dienst bent en salaris uitbetaald krijgt is de werkgever verplicht bepaalde informatie van jou te verzamelen in een personeelsdossier. Hier staan zaken als jouw volledige naam, adres, woonplaats en jouw burgerservicenummer. Het laatste is bijvoorbeeld in de vorm van een kopie van jouw paspoort of identiteitskaart. Ook houdt de werkgever bij hoeveel jij verdient, omdat deze informatie weer door moet naar de belastingdienst.

Naast de bovenstaande verplichte informatie, mag jouw werkgever informatie over jou bijhouden die gaan over jouw functioneren. Bijvoorbeeld in de vorm van een Persoonlijk Ontwikkelingsplan of aantekeningen van beoordelingsgesprekken. Ook gegevens over verlof, vakantiedagen, (officiële) waarschuwingen, klachten en verzuim behoren tot jouw personeelsdossier. Wat betreft verzuim zijn er strenge regels: niet alles mag genoteerd worden.

Dit mag de werkgever niet opslaan

Er zijn zaken die de werkgever absoluut niet van jou mag noteren, omdat dit tot discriminatie kan leiden. Dit zijn gegevens over jouw politieke voorkeur, seksuele geaardheid, religie en vakbondslidmaatschap. Daarnaast mag jouw baas geen gegevens verzamelen over iemands ras, tenzij dit gebruikt wordt in iemands voordeel. Bij positieve discriminatie dus.

Wat ook verboden is om vast te leggen zijn jouw medische gegevens. De werkgever kan wel bijhouden hoe vaak jij ziek bent, maar niet met welke reden. Jij hoeft hem of haar dus niet te vertellen wat je precies hebt en waarom je niet op het werk bent. Een bedrijfsarts mag dit wel. Als een bedrijfsarts jou adviseert om rust te houden of om vier in plaats van vijf dagen te gaan werken, moet de werkgever dit advies opvolgen.

Zolang mogen jouw gegevens bewaard worden

Na uitdiensttreding mag het gros van de gegevens maximaal twee jaar bewaard worden. Als er sprake is van een arbeidsconflict wordt hiervoor een uitzondering gemaakt.

Het kopie van jouw identiteitsdocument en salarisgegevens mogen 5 jaar bewaard worden, omdat de belastingdienst deze gegevens kan opvragen.

Je gegevens op straat

Ieder personeelslid dat toegang heeft tot de informatie van personeel is verplicht dit te allen tijde geheim te houden. Als jij jouw gegevens wilt inzien heb je daar recht op en moet de werkgever jou binnen vier weken toegang geven.

Sinds 1 januari 2016 zijn bedrijven verplicht om datalekken te melden, niet alleen aan de Autoriteit Persoonsgegevens, maar ook aan het desbetreffende personeelslid zelf. Een datalek is niet alleen wanneer een hacker zichzelf toegang heeft verleend tot de informatie, maar ook wanneer een laptop van een collega gestolen wordt of wanneer er een usb-stick kwijt is.  

Meer lezen over jouw privacy? Mag een werkgever jouw social media bekijken? 

Wil je meer informatie over jouw personeelsdossier, kijk dan eens op de website van Autoriteit Personeelsgegevens.