Ontslagbrief voorbeeld: zo schrijf je het

Ontslagbrief schrijven in het kort:

• Begin met een persoonlijk gesprek over je ontslag. Bevestig het daarna schriftelijk.

• Kies een stijl voor je ontslagbrief die bij het bedrijf past. Hou het positief en professioneel.

• Vermeld in je ontslagbrief: je naam, jouw adresgegevens, naam en adresgegevens van je werkgever, verzenddatum, ontslagdatum en wettelijke duur van je opzegtermijn. Vraag om een ontvangstbevestiging. Sluit af met je naam en handtekening. 

• Bewaar bewijzen van verzenden en/of ontvangst voor de zekerheid.

• Regel praktische zaken zoals het inleveren van spullen en vraag naar je eindafrekening en vakantiedagen.

Laat jouw werkgever of leidinggevende eerst tijdens een gesprek weten dat je het bedrijf gaat verlaten. Wel zo netjes. 

Je geeft je ontslagbrief (soms ook opzegbrief genoemd) tijdens een persoonlijk gesprek, stuurt deze via e-mail of met aangetekende post. Meestal is de ontslagbrief als bijlage toevoegen bij een e-mail voldoende. 

Vraag altijd om een ontvangstbevestiging, dit voorkomt gedoe over of je ontslag goed is aangekomen. Bewaar een kopie van de brief voor jezelf. Heb je het per aangetekende post gestuurd? Bewaar dan ook het verzendbewijs en het bewijs dat je brief is ontvangen, geweigerd of niet is opgehaald.

Als je een ontslagbrief schrijft, heb je de vrijheid om je eigen stijl te kiezen. Formeel, informeel of kort. Maar houd de bedrijfscultuur in je achterhoofd. En houd het altijd positief en professioneel. Kom dus niet met persoonlijke redenen en/of verwijten in je brief. Je weet maar nooit wanneer je je oude baas weer nodig hebt. Bijvoorbeeld voor een referentie. Je voorkomt ook liever ongemakkelijke momenten als je hem of haar ooit tegenkomt. Sluit het dus netjes af.

Wat moet er in een ontslagbrief staan?

Omdat een ontslagbrief alleen rechtsgeldig is als die aan bepaalde voorwaarden voldoet, vraagt het om nauwkeurigheid. Deze punten neem je erin mee als werknemer:

• Jouw naam en adresgegevens.

• Naam en adresgegevens huidige werkgever.

• Datum waarop je de brief stuurt.

• Datum per wanneer je ontslag neemt en de wettelijke duur van je opzegtermijn.

• Afsluiting met jouw naam en handtekening.

En denk aan het volgende bij een ontslagbrief: 

• Zorg dat je een bewijs hebt van de verzending en/of ontvangst van je ontslagbrief. 

• Zeg eventueel iets over het teruggeven van bedrijfseigendommen. 

• Vraag ook naar een eindafrekening. Je hebt namelijk recht op opgespaarde winstdeling, bonus, vakantiegeld, Individueel Keuzebudget, eindejaarsuitkering en/of je 13e maand en dergelijke. Heb je nog vakantiedagen over als je ontslag neemt? Dan kan je ze opnemen als daar nog ruimte voor is. Anders betaalt je werkgever de bovenwettelijke vakantiedagen uit. 

Voorbeeld ontslagbrief werknemer 

Marieke de Haan

Straatnaam 123

1234 AB Hardenberg

Spoelstra B.V.

Spoelstra B.V.

T.a.v. Mevrouw A. Hoekstra

Laan der Lanen 21

223 AB PLAATSNAAM

Plaatsnaam, datum van verzending

Geachte mevrouw Hoekstra,

In ons gesprek van 2 januari 2025 heb ik het al aangekondigd en nu dan via de officiële weg. Met deze ontslagbrief neem ik met ingang van 1 maart 2025 mijn ontslag bij Spoelstra B.V. en zeg ik de arbeidsovereenkomst op. Ik houd hierbij rekening met de opzegtermijn van 1 maand, die ingaat vanaf de 1e van de volgende maand. De lopende zaken handel ik de komende tijd af en de overige werkzaamheden zal ik overdragen.

Ik maak graag een afspraak met u over het teruggeven van de bedrijfseigendommen. Verder vraag ik u om binnen 30 dagen na de beëindiging van mijn arbeidscontract de eindafrekening naar mij toe te sturen.

De afgelopen jaren heb ik binnen het bedrijf veel geleerd en met mijn collega's met plezier gewerkt. Nu is het tijd voor een volgende stap in mijn carrière. Ik wil u bedanken voor de prettige samenwerking.

Graag ontvang ik uw schriftelijke bevestiging van deze opzegging.

Groet,

(Handtekening)

Marieke de Haan

Hoewel we ons best doen om ervoor te zorgen dat alle informatie up-to-date en correct is, kunnen we geen garanties bieden over de volledigheid, betrouwbaarheid of nauwkeurigheid ervan.

Gebruikte bronnen:

• Het Juridisch Loket

• FNV