Feedback geven aan een collega in 7 stappen

Feedback aan een collega geven in het kort:

• Positieve vs. negatieve feedback: positieve feedback geef je voor wat goed gaat en negatieve feedback voor wat beter kan.

• Empathie: door je in te leven in je collega versterk je jullie band.

• Feedback aan leidinggevenden: ook leidinggevenden kunnen feedback krijgen.

• Voorbereiding en context: bereid je goed voor door voorbeelden te verzamelen en kies een rustige plek voor het gesprek.

• Constructieve communicatie: gebruik constructieve feedback met positieve woorden en houd het gesprek opbouwend.

• NIVEA-principe: vul niet in voor de ander; baseer feedback op je eigen waarnemingen.

Feedback geven en krijgen is de motor van groei en samenwerking. Positieve feedback geeft een schouderklopje voor wat goed gaat en motiveert om dat vast te houden, terwijl ontwikkelingsgerichte feedback (vaak negatieve feedback genoemd) aantoont wat beter kan. Door je in te leven en feedback met een positieve insteek te geven, versterk je de band met je collega’s – en zelfs met je leidinggevende. Het zorgt voor een cultuur van leren en voortgang, en helpt kleine problemen aan te pakken voordat ze groot worden. Dus, geef gerust die pluim of dat constructieve advies na een project of wanneer je iets opvalt; het maakt jullie allemaal beter en het zorgt voor meer werkplezier!

De 4G-feedbackmethode

Natuurlijk kun je het nog steeds spannend vinden om feedback te geven. Dan kan de 4G-methode je helpen. De 4G’s staan voor: gedrag, gevoel, gevolg, en gewenst.

• Bij de eerste G ligt de focus op het ‘gedrag’ of de prestaties van de ander, dus niet op de ander als persoon. 

Een voorbeeldzin: ‘Je mist vaak deadlines.’

• Vertel daarna over je eigen ‘gevoel’. 

Een voorbeeldzin: ‘Ik baal ervan dat je de deadlines niet haalt. Daardoor heb ik het gevoel dat ik je minder kan vertrouwen.’

• De derde stap is benoemen wat voor ‘gevolgen’ het gedrag van je collega heeft. 

Een voorbeeldzin: ‘Omdat je de deadlines mist, loopt onze planning in de soep en moeten wij meer kosten maken.’

• De vierde en laatste G staat voor ‘gewenst’. Je laat weten welk gedrag je wél wenst te zien. 

Een voorbeeldzin: ‘Het zou fijn zijn als je voortaan de deadlines haalt, zodat wij ons op ons eigen werk kunnen richten en we kunnen groeien als bedrijf.’

Volg dit stappenplan voor het geven van feedback

Hoe geef je feedback zonder dat het bijvoorbeeld resulteert in een conflict? Om het makkelijker te maken om feedback te geven, hebben we een stappenplan gemaakt. 

1. Bereid je goed voor

Maak je klaar om feedback te geven door concrete voorbeelden te verzamelen die laten zien wat er anders kan. Recht voor z’n raap spreken zorgt ervoor dat je collega precies weet waar het om gaat. Gebruik eenvoud en wees eerlijk om het gesprek soepel te laten verlopen. Verder is het slim om van tevoren na te denken over hoe je collega zou kunnen reageren. Misschien reageert hij of zij begripvol, misschien komt er een verrassing. 

Een voorbeeldzin van een reactie: ‘Deze feedback voelt onterecht en maakt me gefrustreerd.’ Of: ‘Ik ben teleurgesteld door deze feedback en het voelt alsof mijn inspanningen niet worden gewaardeerd.’

2. Geef niet zomaar feedback en advies

Vraag altijd toestemming voordat je feedback geeft. Dit zorgt ervoor dat de ander zich gerespecteerd voelt en het vergroot de kans dat je boodschap positief wordt ontvangen. Vergeet ook niet dat feedback een reactie is op wat je hebt waargenomen, geen advies. Het is aan de ontvanger om jouw reactie in actie om te zetten. Dat betekent dat jij niet altijd moet vertellen hoe ze iets moeten verbeteren, wat soms denigrerend overkomt. Geef je advies alleen als je collega erom vraagt. Je kan het wel voorstellen. 

Een voorbeeldzin: ‘Dit is hoe ik het zie. Als je advies wilt over hoe dit toe te passen, laat het me weten.’

Dit houdt de deur open voor advies zonder het op te dringen. Hiermee blijf je een ondersteunende collega en geef je de ander de ruimte om zelf met oplossingen te komen.

3. Ga op een rustige plek zitten

Zorg voor een ontspannen setting wanneer je feedback geeft aan een collega. Kies een rustige plek zoals een koffiehoek of een lege vergaderzaal, waar jullie ongestoord kunnen praten. Of wanneer je gewoon even alleen met je collega bent, zodat je het niet te groot en te zwaar maakt. Dit geeft de ruimte voor een open en eerlijk gesprek. Plan ook genoeg tijd in zodat je niet hoeft te haasten. 

4. Geef constructieve feedback met positieve woorden

Zorg voor opbouwende feedback en gebruik positieve woorden, zonder je collega af te kraken. Constructieve feedback is gericht op verbetering en groei, zonder de ander te kwetsen. Dit voorkomt dat de feedback als een aanval overkomt en maakt het eenvoudiger voor de ander om te luisteren en open te staan voor verbetering. Zelfs kritische punten komen zo beter binnen. Vermijd daarbij de sandwichmethode, waarbij je positieve en negatieve feedback mengt. Kies duidelijk voor positieve of negatieve feedback, zodat je boodschap helder is en de ontvanger niet in verwarring raakt. 

Een voorbeeldzin: ‘De introductie is nu niet echt een pakkende start die de lezers meteen aanspreekt. Misschien kan het wat interessanter en uitnodigender gemaakt worden, zodat de lezers vanaf het begin betrokken zijn.’

5. Geen wijzende vingers

Wanneer je feedback geeft, spreek dan vanuit jezelf en focus op het probleem, niet op de persoon. Gebruik de ik-vorm, zoals 'Ik merk dat...', om je boodschap minder bedreigend te maken en constructief te houden. Hierdoor komt feedback over als een verbetering gebaseerd op feiten en prestaties, niet als een persoonlijke aanval. Richt je opmerkingen op de uitgevoerde taken en resultaten.

Een voorbeeldzin: 'Het rapport bevat fouten,' in plaats van 'Jij hebt het rapport slecht gemaakt.' 

6. Gebruik NIVEA

NIVEA staat voor Niet Invullen Voor Een Ander. Het betekent dat je, wanneer je feedback geeft, geen aannames doet over wat de ander denkt of wat hun bedoelingen zijn. In plaats daarvan focus je je op je eigen waarnemingen en gevoelens. 

Een voorbeeldzin hoe het niet moet: ‘Je reageerde niet op mijn e-mail omdat je vast geen zin had om eraan te werken.’

Hier wordt de veronderstelling gemaakt dat de reden voor het niet reageren te maken heeft met onwil, zonder het te checken bij de collega zelf. Dit kan makkelijk tot misverstanden leiden en is precies wat de NIVEA-methode probeert te vermijden.

7. Luister en sta open om zelf feedback te ontvangen

Sta open voor een reactie wanneer je feedback geeft, want het draait allemaal om goede samenwerking tussen jullie als collega's. Verwacht dus dat de ander ook feedback aan jou wil geven. Dat helpt elkaar alleen maar. Luister daarom aandachtig naar wat de ander over jouw feedback te zeggen heeft. Mocht het moeilijk zijn om het eens te worden, dan is het soms beter om het er even bij te laten. Geef elkaars mening de tijd om te bezinken en probeer het gesprek een week later opnieuw. Misschien komen jullie dan wel tot een gezamenlijke oplossing.

Geraadpleegde bronnen:

• feedbackgeven.com

• feedbackgeven.com