Directiesecretaresse Mens & Organisatie

Arkin zoekt een initiatiefrijke en ervaren directiesecretaresse ter ondersteuning van onder andere de Directeur Mens & Organisatie. Ben jij een teamspeler, werk je gestructureerd en heb je een positieve instelling? Dan nodigen wij je graag uit voor een gesprek!

Functie           

Arkin vervult een maatschappelijk belangrijke rol, en dit is duidelijk merkbaar. Of je nu rechtstreeks met cliënten werkt of achter de schermen ondersteuning biedt, jouw inzet draagt bij aan iets veel groters: het welzijn van mensen die hulpbehoevend zijn. Er heerst een cultuur van samenwerking en verbinding, waarin collega’s elkaar ondersteunen en gezamenlijk streven naar het beste resultaat.

Met specialistische GGZ-kennis en expertise draagt Arkin bij aan het oplossen van diverse vraagstukken. Arkin werkt lokaal en landelijk intensief samen met verschillende organisaties en instanties zoals de gemeente, GGD, politie, woningcorporaties en verzekeraars.

In deze veelzijdige functie ondersteun je, samen met je collega-secretaresse, de Directeur Mens & Organisatie en de andere leden van het managementteam binnen de afdeling. Jullie werken nauw samen om een soepele administratieve en organisatorische ondersteuning te bieden. In overleg met je collega-secretaresse deel je de werkzaamheden in en zorg je voor een efficiënte werkverdeling. Jullie vervangen elkaar waar nodig, bijvoorbeeld bij ziekte of verlof, zodat de continuïteit gewaarborgd blijft. Strak agendabeheer en het notuleren van vergaderingen zijn belangrijke kerntaken in deze rol.

De afdeling Mens & Organisatie biedt een dynamische en plezierige werkomgeving binnen Arkin, waar samenwerking en een goede sfeer van groot belang zijn. Humor speelt een belangrijke rol, waardoor er een informele en prettige werksfeer heerst.

Binnenkort verwelkomt de afdeling een nieuwe directeur, wat jou een unieke kans biedt om vanaf het allereerste begin een waardevolle werkrelatie op te bouwen. Je zult in deze functie niet alleen de directeur ondersteunen, maar ook een belangrijke schakel zijn binnen het team, wat je een belangrijke rol binnen de afdeling geeft. Met de komst van een tweede directiesecretaresse willen ze de gelegenheid aangrijpen om de afdeling verder toekomstbestendig te maken. Dit biedt ruimte voor vernieuwing, verbetering en modernisering.

Organisatie

Bij Arkin, dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen, stap je binnen in een dynamische wereld. Met een team van meer dan 4.000 toegewijde collega's ben je betrokken bij de zorg van maar liefst 40.000 cliënten per jaar. Samen zijn zij de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken ze zich sterk voor de mentale veerkracht van hun cliënten.

De betrokken en gedreven professionals durven hun nek uit te steken. Zij zijn continu op zoek naar maatwerkoplossingen voor hun cliënt. Daarbij telt kwaliteit, steeds opnieuw. Arkin stimuleert de medewerkers dan ook via uitgebreide opleidingsprogramma’s zich blijvend in hun vakgebied te ontwikkelen.

Wat doe je zoal?

• Agendabeheer: Het inplannen van afspraken en vergaderingen, en het zorgen voor een efficiënt overzicht.
• Administratieve ondersteuning: Je ondersteunt de Directeur M&O en het managementteam bij het afhandelen van post (zowel digitaal als fysiek) en verwerkt deze, waar mogelijk, zelfstandig.
• Vergaderingen: Je notuleert verschillende vergaderingen, stelt agenda’s op en zorgt ervoor dat alle benodigde stukken tijdig worden ingediend.
• Inwerkschema’s nieuwe medewerkers: Je speelt een actieve rol in het coördineren van het selectie-, wervings- en aannameproces van managers en HR Business Partners.
• Youforce beheer en OWS management: Je verwerkt mutaties van indiensttreding, verlofdagen, loonverdeling, declaraties en roosteraanvragen voor M&O-medewerkers.
• Facilitair: Je bestelt bloemen, cadeaubonnen en kantoorbenodigdheden, en organiseert interne evenementen en borrels.

Wat vraagt onze opdrachtgever?                  

Je hebt: 

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• 5+ jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie, binnen een complexe organisatie
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Een collegiale instelling en de capaciteit om ook goed zelfstandig te werken
• Ruime ervaring met MS Office en SharePoint; ervaring met Youforce is een pré

Je bent:

• Open-minded, professioneel nieuwsgierig en overtuigend
• Integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Flexibel en weet je snel aan te passen aan veranderende prioriteiten en eisen
• Overzichtelijk en analytisch: je hebt een helicopterview en legt moeiteloos verbanden
• Stressbestendig en behoudt het overzicht, zelfs onder druk
• Organisatorisch en communicatief sterk, met een proactieve instelling
• Uitstekend in timemanagement en weet altijd de juiste prioriteiten te stellen

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Een mooie functie binnen een interessante, maatschappelijk relevante organisatie
• Arbeidsvoorwaarden volgens de cao GGZ
• Salaris in FWG schaal 50
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en 8% vakantiegeld
• Pensioenopbouw bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn
• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets, of een km vergoeding
• Een arbeidsovereenkomst van één jaar met de intentie deze om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.

De voorselectie wordt uitgevoerd door Pro Assistance, waarna eventuele vervolggesprekken plaatsvinden bij de opdrachtgever.