Secretaresse Afdelingsmanagers

Secretaresse afdelingsmanagers Academie

Dit wordt je nieuwe baan

Ben jij de proactieve secretaresse of managementassistent met organisatietalent? Dan zoeken wij jou! In deze brede sleutelrol ondersteun je de zes gezamenlijke afdelingsmanagers binnen de directie Academie vanuit jouw inhoudelijke expertise en ervaring. Je doet dat in samenwerking met de collega secretaresse die primair ondersteunend is aan de directeur van de Academie. Jij bent de steun en toeverlaat en ziet het als een uitdaging om structuur en rust aan te brengen in de dagelijkse hectiek. Je signaleert en coördineert activiteiten ter voorbereiding op of die voortvloeien uit besprekingen, vergaderingen en projecten en bewaakt de voortgang en de afhandeling hiervan. Je krijgt een grote mate van vrijheid om zelf je werkzaamheden in te richten en uit te voeren. Samen met de afdelingsmanagers behoudt je het overzicht, versterk je de verbinding, zodat je tijdig en zorgvuldig kunt anticiperen op ontwikkelingen en of vragen. De focus binnen de functie ligt op:

• Het overzicht t.a.v. planning, besluitvorming etc. bewaren;
• Proactief knelpunten signaleren en met voorstellen komen om dit op te lossen;
• Het afhandelen van telefoongesprekken met interne en externe contacten;
• De secretariële- en managementondersteuning in algemene zin alsook bij projecten, programma's en beleidsvorming/plannen;
• Het uitwerken van tekeningen/schetsen in bijvoorbeeld Visio;
• Het organiseren van (virtuele) vergaderingen en (teambuilding)bijeenkomsten;
• Het plannen, notuleren en bewaken van vervolgacties bij/na vergaderingen;
• Het ondersteunen van de directeuren en het operationeel crisisteam tijdens crisisdienst. Hierbij sta je één keer in de 6-8 weken een week lang standby tussen 16.30 - 8.00 uur.

Regelen en organiseren is helemaal jouw ding. Daarnaast voer je jouw taken met oog voor detail uit, je stelt je flexibel op en kunt efficiënt prioriteiten stellen aangezien dringende taken vaak onverwacht opduiken. Je werkt nauw samen met je collega's van de overige directies. Jullie vervangen elkaar bij afwezigheid, zodat continuïteit van werkzaamheden wordt geborgd.

De afdeling en je collega's

Per 1 maart wordt het nieuwe besturingsmodel bij VieCuri geïmplementeerd, met vier directies, waaronder de directie Academie. Deze directie bestaat uit ruim 100 fte, werkzaam binnen de afdelingen HR Shared Service Center, HR Expertisecentrum, Opleiden & Ontwikkelen, Kwaliteit & Veiligheid, Wetenschap, Data en Innovatie & Programma's. De integraliteit van de Academie heeft als doel om de strategische kernthema's van VieCuri, "Welzijn en Werkplezier" en "Toonaangevend Kenniscentrum", te realiseren door bij te dragen aan een topklinische cultuur en leiderschap dat transformatie mogelijk maakt.

Dit ben jij

Als secretaresse breng jij een frisse energie mee. Jij weet van aanpakken, bent doortastend en hebt een proactieve instelling waardoor je de afdelingsmanagers gevraagd en ongevraagd informeert over lopende zaken en ondersteunt in de uitvoering van zijn werkzaamheden. Je kunt goed organiseren, bent weerbaar, initiatiefrijk en integer. Om succesvol te zijn, is jouw kennis van gangbare office- software programma's (Office 2010 en/of 365, PowerPoint en Visio) op bovengemiddeld niveau en weet je hoe je virtuele meetings moet organiseren. Jij beschikt daarnaast over meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie op hbo-niveau. In piekmomenten, die bijvoorbeeld crisissituaties met zich mee kunnen brengen, beweeg je mee en ben je flexibel beschikbaar. Dit houdt bijvoorbeeld in dat je in overleg beschikbaar bent om tijdens crisisoverleg te notuleren en aanvullend de verslaglegging te verzorgen.

Dit bieden wij

VieCuri Medisch Centrum wil graag het beste uit medewerkers halen en dus ook het beste geven. Wij streven naar een goede balans tussen werk en privé voor al onze medewerkers.

• Je ontvangt een dienstverband voor 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij wederzijdse instemming;
• Het salaris wordt ingeschaald volgens de cao Ziekenhuizen in FWG 45 (max. € 4.015,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek) afhankelijk van kennis en ervaring;
• Je ontvangt 8,33% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering;
• Jonge professionals kunnen zich aansluiten bij Jong VieCuri, een netwerk gericht op de ontwikkeling en verbinding van ambitieuze professionals. Jong VieCuri is actief betrokken bij organisatorische uitdagingen en organiseert regelmatig interactieve workshops en evenementen om persoonlijke groei, kennisdeling en netwerken te bevorderen;
• Daarnaast biedt VieCuri onder de naam FlexieCuri nog een aantrekkelijk pakket flexibele arbeidsvoorwaarden aan, zoals een fietsplan, korting op sportarrangementen en/of verzekeringen.

Dit zijn wij

VieCuri is een topklinisch ziekenhuis.